PRPOflow
Purchase Requisition – Purchase Order Flow
Einkauf, der führt.
Für Unternehmen, die ihr bestehendes System behalten wollen – und trotzdem einen Einkauf,
den die Belegschaft ohne Schulung bedient.
Ihre Mitarbeitenden bestellen fünfmal im Jahr etwas – und brauchen jedes Mal Hilfe dabei.
Nicht, weil sie ungeschickt wären. Sondern weil Warenwirtschaftssysteme für Menschen gebaut sind, die täglich damit arbeiten. Für alle anderen ist jede Bestellung ein kleines Projekt: Wo finde ich das? Welche Nummer? Welches Sachkonto? Wer muss das freigeben?
Das Ergebnis kennen Sie. Bedarfe kommen per E-Mail beim Einkauf an. Rahmenverträge bleiben ungenutzt, weil niemand weiß, dass es sie gibt. Und das Rechnungswesen bucht hinterher um.
Sechs Sätze, die in fast jedem Unternehmen fallen
Bei uns bestellt jeder per E-Mail beim Einkauf.Einkaufsleitung
Wir haben Rahmenverträge – aber keiner nutzt sie.Einkaufsleitung
Bis aus einem Bedarf eine Bestellung wird, vergeht eine Woche.Fachbereich
Unsere Leute finden im Katalog nichts, also kaufen sie woanders.Werk
Die Kontierung ist jedes Mal ein Ratespiel, das Rechnungswesen bucht um.Rechnungswesen
Wir erfahren erst im Quartalsbericht, dass zu teuer eingekauft wurde.Geschäftsführung
Drei Punkte, die den Unterschied machen
Finden statt suchen
Alle Bezugsquellen in einer Suche – Rahmenvertrag, Lieferantenkatalog, Lieferantenshop und gleichwertige Alternativen nebeneinander, mit Preis, Lieferzeit und Vertragsbezug in einer Zeile.
Richtig kaufen, bevor es zu spät ist
Einkauf am Vertrag vorbei, Preisabweichungen und Budgetgrenzen meldet PRPOflow im Moment der Auswahl – mit dem Betrag und einem Knopf, der es korrigiert.
Sauber im System
Kontierungsvorschlag aus Warengruppe, Werk und Historie, geprüft vor der Übergabe. Der Beleg entsteht in Ihrem bestehenden System, nicht daneben.
Derselbe Bedarf, zwei Wege
So läuft es heute
- Der Bedarf entsteht im Werk und wird per E-Mail an den Einkauf geschickt
- Der Einkauf sucht die Materialnummer und fragt nach Kostenstelle und Sachkonto
- Ob es einen Rahmenvertrag gibt, weiß nur, wer ihn verhandelt hat
- Die Freigabe läuft über Zuruf, Vertretung ist ungeregelt
- Das Rechnungswesen bucht falsche Kontierungen nachträglich um
- Was am System vorbeilief, taucht in keiner Auswertung auf
So läuft es mit PRPOflow
- Der Bedarf wird dort erfasst, wo er entsteht – in eigenen Worten
- Alle Bezugsquellen erscheinen nebeneinander, mit Preis und Vertragsbezug
- Wer am Vertrag vorbei bestellt, sieht den Mehrpreis in Euro sofort
- Die Kontierung wird vorgeschlagen und vor der Übergabe geprüft
- Die Freigabe folgt Ihren Regeln, mit Vertretung und Prüfprotokoll
- Der Beleg entsteht in Ihrem bestehenden System, der Status kommt zurück
Was PRPOflow leistet
Jeder Block beschreibt eine Wirkung, nicht eine Funktion.
Eine Suche über alle Bezugsquellen
Rahmenvertrag, Lieferantenkatalog, Lieferantenshop und gleichwertige Alternativen erscheinen nebeneinander – mit Preis, Lieferzeit, Materialnummer und Vertragsbezug in derselben Zeile. Der Anwender muss keine Materialnummer kennen und keine Warengruppe auswendig lernen.
Regeln, die vor dem Kauf greifen
Wer an einem Rahmenvertrag vorbei bestellen will, erfährt das im Moment der Auswahl – mit dem Mehrpreis in Euro und einem Knopf, der es korrigiert. Nicht drei Monate später in einer Auswertung, wenn das Geld ausgegeben ist.
Vertragsnutzung, die sich selbst überwacht
PRPOflow vergleicht Katalogpreise gegen die hinterlegten Vertragskonditionen. Ein Vertrag über 22 Prozent Rabatt, dessen Katalog nur 19 Prozent abbildet, fällt sonst niemandem auf.
Kontierung, die vorschlägt statt abzufragen
Warengruppe, Werk, Kostenstelle und Historie erzeugen den Vorschlag. Ob das Sachkonto zur Warengruppe passt, wird vor der Übergabe geprüft – nicht erst, wenn der Beleg abgewiesen wird oder das Rechnungswesen umbucht.
Bedarf in eigenen Worten
„Fünf robuste Akkuschrauber für Werk 1000.“ PRPOflow zerlegt den Satz in Menge, Werk und Suchbegriffe und zeigt sichtbar, wie es ihn gelesen hat. Die Reihenfolge der Vorschläge bleibt regelbasiert und nachvollziehbar – niemand gibt etwas frei, dessen Entscheidung sich nicht erklären lässt.
Freigabe nach Ihren Regeln
Ein- oder mehrstufig, abhängig von Wert, Warengruppe, Gesellschaft oder Kostenstelle. Mit Vertretung, Verlauf und vollständigem Prüfprotokoll.
Und danach: Ihr bestehendes System übernimmt
Aus der Freigabe entsteht der Beleg in Ihrem ERP. Bestellnummer, Liefertermin und Wareneingang kommen zurück und sind im Vorgang sichtbar. Stammdaten, Kontierung und Buchhaltung bleiben, wo sie sind.
In Unternehmen sieht sich selten nur eine Person die Seite an
Einkaufsleitung
Vertragsquote, wilder Einkauf, Rückfragen aus den Werken. Ihre Rahmenverträge nutzen sich nicht von allein. PRPOflow stellt sie bei jeder Suche nach oben und meldet, wenn jemand daran vorbeigeht.
IT-Leitung
Keine neue Insellösung, keine Abhängigkeit, eine saubere Sicherheitsfreigabe. Das bestehende System bleibt führend, die Anmeldung läuft über Ihr Unternehmensverzeichnis – kein zusätzliches Passwort.
Geschäftsführung und CFO
Einsparung, Durchlaufzeit, Revisionssicherheit. Messbare Zahlen statt Softwareversprechen: Welche Kennzahlen das sind, steht weiter unten – erheben Sie sie vorher.
Fachbereich und Werk
„Ich brauche einen Akkuschrauber, keinen Systemkurs.“ Bedienung wie ein Onlineshop: suchen, auswählen, absenden. Vier Klicks.
Typisches Firmenprofil: Mittelstand bis Konzern, mehrere Standorte oder Werke, vorhandenes ERP-System, ab etwa 200 Mitarbeitenden.
Warum PRPOflow anders ist
Gegen die großen Suiten
Vollständigkeit ist kein Selbstzweck. PRPOflow beginnt bei dem Teil, der täglich Geld kostet – Suche, Regeln, Freigabe – und wächst von dort. Sie bezahlen nicht achtzehn Monate, bevor jemand im Werk etwas davon hat.
Gegen Eigenentwicklungen
Eine selbst gebaute Einkaufsanwendung ist am Anfang billig und nach fünf Jahren ein Klotz: kein Standard, der sich aktualisieren ließe, jede Verbesserung ein Entwicklungsauftrag, und das Wissen hängt an ein oder zwei Köpfen. PRPOflow ist ein Produkt, das gepflegt wird.
Gegen „wir machen das per E-Mail“
Der teuerste Prozess ist der, den niemand sieht. Was am System vorbeiläuft, taucht in keiner Auswertung auf – und genau dort entstehen die Preise, über die sich später niemand erklären kann.
So läuft eine Einführung
1 · Standortbestimmung
Wir sehen uns Ihre Beschaffungswege, Ihre Warengruppen und Ihre Freigaberegeln an und halten fest, was PRPOflow davon abbildet.
2 · Einrichtung
Warengruppen, Sachkonten, Kostenstellen, Werke und Freigabegrenzen werden aus Ihrem System übernommen, nicht doppelt gepflegt.
3 · Ein Bereich zuerst
Ein Werk, eine Warengruppe, ein Lieferant. Wer alles gleichzeitig umstellt, stellt am Ende nichts um.
4 · Ausweitung
Weitere Werke, weitere Lieferanten, weitere Module – in dem Tempo, das zu Ihnen passt.
Woran Sie den Erfolg messen
Sechs Zahlen sagen Ihnen nach einem halben Jahr, ob sich das gelohnt hat. Wir empfehlen, sie vorher zu erheben.
Anteil des Bestellwerts über Rahmenverträge
Anteil ohne Vertrag und ohne bevorzugten Lieferanten
Durchlaufzeit vom Bedarf bis zur Bestellanforderung
Umbuchungen im Rechnungswesen wegen falscher Kontierung
Rückfragen beim Einkauf zum Bearbeitungsstand
Anteil der Bedarfe, die am System vorbeilaufen
Das sind Messgrößen, keine versprochenen Ergebnisse. Wir nennen Ihnen, worauf Sie schauen sollten – die Zahlen erhebt Ihr Haus.
Kennen Sie das Problem auch an anderer Stelle?
Der Einkauf ist nicht der einzige Ort, an dem Menschen mit einem System arbeiten sollen, das für tägliche Nutzer gebaut wurde. Beim Wareneingang in der Halle. Bei der Instandhaltungsmeldung aus der Fertigung. Bei Qualitätsmeldungen, die heute per E-Mail laufen. Bei Lieferanten, die zum Telefon greifen, weil sie ihren Liefertermin nicht selbst einsehen können.
Das Muster ist immer dasselbe – und die Antwort auch.
Fragen und Antworten
Ersetzt PRPOflow unser ERP-System?
Was passiert mit unseren Belegen?
Müssen unsere Stammdaten vorher sauber sein?
Wie melden sich unsere Mitarbeitenden an?
Können wir PRPOflow selbst betreiben?
Können wir klein anfangen?
Was, wenn wir schon eine Einkaufslösung haben?
Können Sie auch andere Prozesse abbilden?
Wem gehören unsere Daten?
Sprechen wir über Ihren Einkauf.
Erzählen Sie uns, wie bei Ihnen bestellt wird. Wir sagen Ihnen, was PRPOflow davon abnimmt – und was nicht.